Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 juillet 2026

1. Objet de la politique

La présente politique de confidentialité explique comment EKLIPS collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des personnes qui consultent le site :

https://evenementiel.eklips-prod.fr

Elle s’applique notamment aux données communiquées au moyen des formulaires de contact ou de demande de devis, ainsi qu’aux informations transmises lors des échanges ultérieurs avec EKLIPS.

Le Règlement général sur la protection des données impose notamment d’informer les personnes sur l’identité du responsable du traitement, les finalités poursuivies, les bases légales, les destinataires, les durées de conservation et leurs droits.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

EKLIPS
Société par actions simplifiée
SIREN : 924 845 035
Siège social : 14 rue des Saules, 93160 Noisy-le-Grand, France
Adresse électronique : contact@eklips.fr

EKLIPS détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés dans le cadre du site et des demandes qui lui sont adressées.

Les informations relatives à la société et à son siège correspondent aux données publiques actuellement disponibles.

3. Moyens de collecte

Les données personnelles peuvent être recueillies lorsque vous :

• utilisez un formulaire de contact ou de demande de devis ;
• adressez un courrier électronique à EKLIPS ;
• contactez EKLIPS dans le cadre d’un projet événementiel ;
• transmettez des informations complémentaires par téléphone ou lors d’un rendez-vous ;
• demandez une estimation, une proposition commerciale ou un devis ;
• acceptez un devis ou concluez un contrat avec EKLIPS ;
• exercez l’un de vos droits relatifs à vos données personnelles.

Les données sont principalement collectées directement auprès de la personne concernée ou de la personne qui représente l’organisme ou le client à l’origine de la demande.

4. Données susceptibles d’être collectées

Selon la nature de la demande et les informations que vous choisissez de communiquer, EKLIPS peut traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification et de contact

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• entreprise, association ou organisme représenté ;
• fonction professionnelle, lorsqu’elle est utile au projet.

Informations relatives au projet

• type d’événement envisagé ;
• date ou période prévue ;
• lieu ou zone géographique ;
• nombre estimé de participants ou d’invités ;
• prestations recherchées ;
• besoins techniques, matériels, artistiques ou logistiques ;
• budget ou fourchette budgétaire, lorsqu’ils sont communiqués ;
• préférences et contraintes particulières ;
• contenu du message ;
• documents ou éléments transmis pour permettre l’étude du projet.

Données relatives à la relation commerciale

• historique des demandes et échanges ;
• devis, contrats et commandes ;
• informations nécessaires à l’organisation de la prestation ;
• informations relatives à la facturation et aux paiements ;
• demandes, incidents, réclamations ou litiges éventuels.

Données techniques

Le serveur, l’hébergeur ou les outils de sécurité peuvent également traiter certaines données techniques, telles que :

• l’adresse IP ;
• la date et l’heure de connexion ;
• la page demandée ;
• le type de navigateur ou d’appareil ;
• les journaux d’erreurs ;
• les événements nécessaires à la sécurité du site.

Les visiteurs sont invités à ne communiquer que les informations strictement nécessaires à leur demande.

5. Informations relatives aux mineurs

Certaines prestations d’EKLIPS peuvent concerner des événements destinés à des enfants, notamment des anniversaires.

Lorsqu’un projet concerne un mineur, les informations doivent être transmises par son parent, son représentant légal ou un adulte habilité à organiser l’événement.

EKLIPS demande de ne pas communiquer de données sensibles ou d’informations détaillées concernant un enfant lorsqu’elles ne sont pas indispensables à l’organisation de la prestation.

Les photographies ou vidéos représentant des mineurs ne doivent être utilisées ou publiées qu’après vérification des autorisations nécessaires.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires doivent être renseignés afin de permettre à EKLIPS de recevoir, comprendre et traiter la demande.

À défaut de fournir ces informations, EKLIPS pourrait ne pas être en mesure :

• d’identifier le demandeur ;
• de répondre à la demande ;
• de recontacter la personne ;
• d’étudier le projet ;
• d’évaluer sa faisabilité ;
• ou de préparer un devis.

Les autres informations sont facultatives et permettent de mieux comprendre le projet.

La CNIL précise que le caractère obligatoire ou facultatif des informations et les conséquences de leur absence doivent être portés à la connaissance de la personne concernée.

7. Finalités des traitements

EKLIPS utilise les données personnelles pour les finalités suivantes.

Répondre aux demandes

Les données permettent de prendre connaissance du message, d’identifier la nature de la demande et de transmettre une réponse adaptée.

Étudier les projets événementiels

Les informations relatives au projet peuvent être utilisées pour :

• comprendre les besoins ;
• vérifier la faisabilité de l’événement ;
• identifier les prestations adaptées ;
• évaluer les besoins humains, matériels et techniques ;
• organiser un échange ou un rendez-vous ;
• préparer une estimation ou un devis.

Assurer le suivi commercial

EKLIPS peut utiliser les données afin de poursuivre les échanges directement liés à la demande, apporter des précisions, transmettre une proposition ou répondre aux questions du demandeur.

Organiser et exécuter les prestations

Lorsqu’un devis est accepté ou qu’un contrat est conclu, les données peuvent être utilisées pour :

• préparer et organiser l’événement ;
• coordonner les équipes, partenaires et prestataires ;
• gérer les lieux, équipements et interventions ;
• communiquer avec le client ;
• assurer le suivi administratif et contractuel ;
• gérer la facturation et les paiements ;
• traiter les demandes et réclamations.

Sécuriser et administrer le site

Les données techniques peuvent être utilisées pour :

• assurer le fonctionnement du site ;
• détecter les erreurs ;
• prévenir les accès non autorisés ;
• lutter contre les messages indésirables ;
• protéger les formulaires et les interfaces d’administration ;
• prévenir les incidents de sécurité.

Respecter les obligations légales

Certaines données peuvent être traitées ou conservées afin de respecter les obligations comptables, fiscales, administratives ou judiciaires applicables à EKLIPS.

8. Bases légales

Les traitements réalisés par EKLIPS reposent sur les bases légales suivantes.

Mesures précontractuelles

L’étude d’une demande, la préparation d’une proposition et l’établissement d’un devis reposent sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Exécution d’un contrat

Lorsque le devis est accepté ou qu’un contrat est conclu, les traitements nécessaires à l’organisation, à l’exécution et au suivi de la prestation reposent sur l’exécution du contrat.

Intérêt légitime

Les traitements nécessaires pour répondre aux demandes générales, assurer le suivi raisonnable des échanges, gérer l’activité d’EKLIPS et sécuriser le site reposent sur les intérêts légitimes poursuivis par EKLIPS.

Obligation légale

La conservation et l’utilisation de certaines données comptables, fiscales, administratives ou judiciaires reposent sur les obligations légales auxquelles EKLIPS est soumise.

Consentement

Le consentement est utilisé uniquement lorsqu’un traitement particulier nécessite spécifiquement l’accord de la personne, par exemple pour une éventuelle inscription à une lettre d’information ou l’envoi de certaines communications promotionnelles.

Le traitement d’une demande de devis ne repose pas nécessairement sur le consentement : il peut être justifié par les mesures précontractuelles demandées par la personne.

9. Communications commerciales

Les coordonnées communiquées dans le cadre d’une demande de devis sont principalement utilisées pour répondre à cette demande et assurer son suivi.

Elles ne sont pas vendues ou louées à des tiers à des fins publicitaires.

Lorsqu’EKLIPS propose une inscription à une lettre d’information ou l’envoi de communications promotionnelles nécessitant un consentement, l’inscription doit résulter d’un choix libre et explicite.

La personne peut retirer son consentement ou se désinscrire à tout moment au moyen du lien prévu dans le message ou en écrivant à contact@eklips.fr.

La page Devis affiche actuellement un intitulé « Subscribe Our News Letter ». Si EKLIPS n’utilise pas réellement de newsletter, ce bloc de modèle doit être supprimé du site.

10. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles :

• aux dirigeants et personnes habilitées au sein d’EKLIPS ;
• aux personnes chargées de répondre aux demandes ;
• aux personnes chargées d’étudier, organiser et suivre les projets ;
• aux prestataires techniques intervenant pour l’hébergement, la maintenance, les sauvegardes, la sécurité, les formulaires ou la messagerie ;
• aux prestataires comptables, administratifs, juridiques ou d’assurance lorsque cela est nécessaire ;
• aux partenaires et prestataires participant au projet, uniquement lorsque leur intervention est nécessaire et dans la limite des informations utiles ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la réglementation l’impose.

Lorsqu’un projet nécessite l’intervention d’un partenaire, EKLIPS ne doit transmettre que les données strictement nécessaires à l’intervention concernée.

EKLIPS ne vend ni ne loue les données personnelles collectées sur le site.

11. Hébergement et prestataires techniques

Le site est hébergé par :

OVH SAS
2 rue Kellermann
59100 Roubaix
France

OVH peut traiter certaines données techniques dans le cadre de l’hébergement, du fonctionnement et de la sécurisation du site. Les informations officielles d’OVH confirment son siège à Roubaix et son immatriculation au RCS Lille Métropole sous le numéro 424 761 419.

D’autres prestataires peuvent intervenir pour :

• la maintenance du site WordPress ;
• la gestion des formulaires ;
• la messagerie électronique ;
• les sauvegardes ;
• la protection contre les accès malveillants et les messages indésirables ;
• les prestations comptables, juridiques ou administratives.

Ces prestataires ne doivent traiter les données que dans le cadre de leurs missions ou de leurs propres obligations légales.

12. Transferts hors de l’Espace économique européen

EKLIPS privilégie des prestataires traitant les données au sein de l’Espace économique européen lorsque cela est possible.

Lorsqu’un prestataire implique un accès ou un traitement depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, le transfert doit être encadré par un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, tel que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• le cadre de protection des données applicable entre l’Union européenne et les États-Unis ;
• ou une autre garantie juridique appropriée.

Les personnes concernées peuvent contacter EKLIPS afin d’obtenir des informations complémentaires sur les garanties applicables.

Cette section doit rester cohérente avec les services réellement utilisés pour la messagerie, les formulaires, les sauvegardes et la sécurité du site.

13. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant une durée adaptée à la finalité poursuivie.

Demandes de contact ou de devis sans contrat

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la personne concernée.

Une simple ouverture d’un message ou une relance envoyée uniquement par EKLIPS ne constitue pas nécessairement un nouveau contact émanant du prospect. La CNIL retient un délai de trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact provenant du prospect.

Données des clients

Lorsqu’un contrat est conclu, les données nécessaires à l’exécution de la prestation sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.

À la fin du contrat, certaines données peuvent être conservées en archivage intermédiaire afin de respecter une obligation légale ou de permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Les contrats et correspondances commerciales sont généralement conservés pendant cinq ans. Les factures et pièces comptables doivent être conservées pendant dix ans.

Données techniques

Les données techniques et journaux de sécurité sont conservés pendant une durée limitée, déterminée en fonction des besoins de maintenance, de sécurité et de prévention des incidents.

Demandes d’exercice de droits

Les informations nécessaires au traitement d’une demande d’exercice de droits sont conservées pendant la durée nécessaire pour répondre à la demande, puis, si cela est justifié, pendant la durée permettant à EKLIPS de démontrer qu’elle a correctement traité celle-ci.

À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou placées dans un archivage intermédiaire à accès limité lorsqu’une conservation reste nécessaire.

14. Cookies et traceurs

Le site n’a pas vocation à utiliser les informations transmises par les formulaires pour suivre la navigation des visiteurs à des fins publicitaires.

Des cookies ou traitements strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à l’administration technique du site peuvent néanmoins être utilisés. Lorsqu’ils sont indispensables au service demandé, ils ne nécessitent pas de consentement préalable.

Si EKLIPS ajoute ultérieurement un outil de mesure d’audience, un pixel publicitaire, un service vidéo chargé automatiquement ou tout autre traceur non indispensable, le site devra fournir une information adaptée et recueillir le consentement lorsque celui-ci est requis.

15. Sécurité des données

EKLIPS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données traitées et des risques identifiés.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• l’utilisation du protocole HTTPS ;
• la limitation des accès aux interfaces d’administration ;
• la gestion des autorisations ;
• l’utilisation de mots de passe sécurisés ;
• la mise à jour du site et de ses extensions ;
• la réalisation de sauvegardes ;
• la protection des formulaires ;
• la sécurisation de l’hébergement et de la messagerie ;
• la limitation de l’accès aux données aux personnes qui en ont besoin.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, EKLIPS adapte ses mesures en fonction des risques et des évolutions techniques.

16. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut disposer des droits suivants :

• droit d’obtenir des informations sur l’utilisation de ses données ;
• droit d’accès à ses données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition aux traitements reposant sur l’intérêt légitime ;
• droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit de retirer son consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Ces droits ne sont pas absolus. Certaines demandes peuvent être limitées lorsque la conservation ou le traitement reste nécessaire pour respecter une obligation légale, exécuter un contrat ou défendre des droits en justice.

17. Exercice des droits

Les demandes peuvent être adressées par courrier électronique à :

contact@eklips.fr

ou par courrier postal à :

EKLIPS
14 rue des Saules
93160 Noisy-le-Grand
France

La demande doit permettre d’identifier :

• la personne concernée ;
• le droit qu’elle souhaite exercer ;
• les données ou le traitement concernés ;
• les informations permettant à EKLIPS de retrouver les données.

Un justificatif d’identité peut être demandé uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

EKLIPS répond dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la demande est complexe ou lorsque de nombreuses demandes sont reçues. La personne doit être informée de cette prolongation dans le délai initial d’un mois.

18. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut contacter EKLIPS afin de rechercher une solution.

Elle peut également introduire une réclamation auprès de la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL

Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle fait partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.

19. Décision automatisée et profilage

Les informations communiquées par l’intermédiaire du site ne font pas l’objet d’une décision produisant des effets juridiques reposant exclusivement sur un traitement automatisé.

EKLIPS n’utilise pas les données du formulaire afin d’établir automatiquement un profil détaillé du demandeur.

20. Liens vers des services externes

Le site peut contenir des liens permettant d’accéder à d’autres sites d’EKLIPS, aux sites de partenaires, à des réseaux sociaux ou à des services externes.

Lorsque l’utilisateur quitte le site en cliquant sur un lien externe, le traitement de ses données est régi par les règles et la politique de confidentialité du service concerné.

21. Modification de la politique

EKLIPS peut modifier la présente politique afin de tenir compte :

• d’une évolution du site ;
• d’une modification des formulaires ;
• de l’ajout ou du retrait d’un prestataire ;
• d’une évolution des traitements ;
• d’une modification légale ou réglementaire.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page.